Ramavtal för arbetskläder: så bygger inköparen ett avtal som håller

1. Inventera behovet per roll, inte per person

Börja med rollerna: vilka arbetsmoment finns, vilka risker och vilka miljöer. En montör utomhus behöver varsel och vinterplagg, en tekniker inomhus behöver kanske bara byxa, piké och skyddssko. Skriv ned per roll vilka plagg som ingår, vilken skyddsklass som krävs och hur många uppsättningar en person får per år.

Riskbedömningen styr skyddskraven. Arbetsgivaren ansvarar för att personlig skyddsutrustning finns där riskbedömningen kräver det, och det ansvaret följer inte med i avtalet till leverantören. Låt därför skyddsombud eller arbetsmiljöansvarig godkänna rollistan innan ni går vidare.

2. Skriv en klädpolicy som går att beställa efter

Klädpolicyn är avtalets vardagsversion: vilka plagg får beställas, i vilka färger, med vilken märkning och hur ofta. Håll den kort. En sida med rollerna som rader och plaggen som kolumner räcker oftast, och samma tabell blir sedan sortimentet i beställningsportalen.

Bestäm också vad som händer vid slitage och när någon slutar. Ersätts ett trasigt plagg utan attest? Lämnas märkta plagg tillbaka? Frågorna kommer ändå, och det är enklare att svara på dem i policyn än i mejl.

3. Storleksprov innan avtalet låses

Storlekar skiljer sig mellan varumärken och mellan modeller. Det billigaste sättet att undvika returer är en provomgång: beställ ett storlekssortiment av de plagg ni funderar på, låt några personer i varje roll prova, och notera storlek per person. Den listan används sedan vid första beställningen och vid nyanställningar.

Provplagg går att ordna inför större beställningar. Be om det när ni begär offert, så finns de med i tidplanen.

4. Kostnadsställen, attest och pris på fakturan

Bestäm hur kostnaden ska fördelas: per avdelning, per projekt eller per person. Med ett företagskonto där varje kollega har en egen inloggning kan beställningen märkas med kostnadsställe direkt, och behöver ett köp godkännas av chef sker det innan ordern går iväg.

Avtalspriset ska synas vid beställning, inte bara på fakturan. Då ser beställaren vad plagget kostar, och ekonomi slipper jämföra fakturarader mot en prislista i efterhand.

• Fasta priser per artikel under avtalstiden, med tydlig giltighetstid.
• Märkning prissatt separat, med startkostnad angiven en gång per logotyp.
• Ett företagskonto med personliga inloggningar, inte en delad inloggning.
• Attest på belopp eller på plagg utanför policyn, inte på allt.

5. Följ upp en gång per år

Ett avtal som ingen tittar på glider. Boka en genomgång per år: vad har beställts, vilka plagg används inte, vilka storlekar returneras, har rollerna ändrats. Justera sortimentet i portalen efter mötet, så beställer personalen rätt även nästa år.

Vanliga frågor

Hur många uppsättningar arbetskläder per person är rimligt?

Det beror på hur ofta plaggen tvättas och hur smutsigt arbetet är. Många företag räknar med att en person alltid ska ha ett rent set redo medan ett tvättas och ett används, men rätt antal avgörs av er tvättrutin och era roller.

Måste vi ha en klädpolicy för att teckna avtal?

Nej, men avtalet blir lättare att följa om sortimentet är bestämt per roll. Vi hjälper gärna till att sätta upp sortimentet i portalen utifrån den lista ni tar fram.

Kan avtalspriserna gälla för alla anställda?

Ja. Priserna knyts till företagskontot, och alla som får en inloggning på kontot ser samma avtalspriser.

Källor

• Arbetsmiljöverket, arbetsgivarens ansvar för personlig skyddsutrustning

Sortimentet

• Se arbetskläder. Plagg för hela arbetsdagen, jackor till overaller

Vill ni ha hjälp att välja?

Beskriv ert behov så återkommer vi med ett konkret förslag: produkter, märkning och pris.

Begär offert · Kontakta oss